Het is mogelijk om in de webmail een afwezigheidsbericht in te stellen. Dit kan van pas komen als je bijvoorbeeld vanwege vakantie of ziekte een tijdje per e-mail onbereikbaar bent. Zo laat je diegene die je een e-mail stuurt weten dat hij of zij niet direct antwoord hoeft te verwachten.

Vaak beschrijf je in zo'n afwezigheidsbericht welke periode je onbereikbaar bent en waarom. Als een collega tijdelijk taken van je overneemt of aanwezig is voor dringende vragen, dan kun je ook dat benoemen. Waar wenselijk kun je zelf e-mails automatisch naar je collega laten doorsturen.

1. Log in op de webmail.

2. Klik links in het menu op 'Instellingen' en dan op 'Afwezigheidsbericht'.

3. Hier vul je de gevraagde velden in.

• Onderwerp: vul het gewenste onderwerp in voor je afwezigheidsbericht.
• Inhoud: schrijf hier het afwezigheidsbericht dat moet worden verstuurd.
• Start tijdstip: kies de datum en het tijdstip wanneer het afwezigheidsbericht actief moet zijn.
• Eind tijdstip: kies de datum en het tijdstip wanneer het afwezigheidsbericht inactief moet worden.
• Status: zet op 'Aan', tenzij je binnen de opgegeven periode het afwezigheidsbericht tijdelijk wilt uitschakelen.

Er zijn daarnaast een aantal geavanceerde instellingen.

• Antwoord-afzender adres: kun je leeglaten, tenzij je namens een specifiek aangemaakte identiteit wilt reageren.
• Mijn e-mailadressen: kun je invullen als je bijvoorbeeld een oud e-mailadres hebt die e-mail doorstuurt naar je huidige adres. Standaard wordt dan geen afwezigheidsbericht gestuurd, tenzij je dat adres hier invult.
• Antwoordinterval: bepaalt welke periode ontvangers niet nogmaals je afwezigheidsbericht ontvangen. Als dit zeven dagen is en iemand mailt je in die periode meermaals, dan krijgt diegene slechts één keer het bericht.
• Actie voor inkomende bericht: kies wat er met e-mails moet gebeuren waar er een afwezigheidsbericht naar de verzender is gestuurd. Dat kan bijvoorbeeld bewaren of een kopie ervan doorsturen zijn.

4. Als je alles naar wens hebt ingevuld, dan klik je ten slotte onderaan op 'Opslaan'.