Projectplanning bij Antagonist: van pitch tot lancering!

In 2014 schreef ik een blog over hoe Antagonist haar projectplanning inricht om verbeteringen vanuit de klant en de organisatie structureel op te pakken. Ondertussen zijn we twee jaar verder waarin we flink zijn gegroeid in klantenaantal en personeel. Het was voor Antagonist daarom tijd om het projectproces weer onder de loep te nemen en de nodige verbeteringen door te voeren. Ook tijd voor een update hier dus!

Projectplanning: van pitch tot lancering!

Een idee voor een nieuw project of een verbetering ontstaat door de feedback van een klant of door een interne brainstormsessie. Echter, een idee is nog geen project. In dit blog licht ik graag toe welk proces we doorlopen om van een idee tot een eindproduct te komen.

Stroomlijnen projectproces

Elk project doorloopt een aantal fasen. Per fase wil ik graag omschrijven wat deze voor Antagonist inhoudt. De fasen zijn:

  1. Pitch
  2. Specificatie
  3. Akkoord
  4. Uitvoering
  5. Testen
  6. Release team
  7. Lancering
  8. Evaluatie
Een woord vooraf
Het hele proces wordt niet altijd lineair doorlopen. Soms moeten we terug naar de tekentafel, omdat er geen akkoord is gegeven op de specificatie. In dit blog ga ik er voor het gemak wel vanuit dat het een lineair proces is.

Pitch

De pitch bestaat uit een A4’tje waarin de scope van het project is omschreven. Hierin staat onder andere wat het doel is van het project, maar ook wat we niet gaan doen. Hiermee stellen we duidelijk de kaders vast. Ook koppelen we een grove tijdsindicatie aan het project om een idee te krijgen hoeveel weken we bezig gaan zijn met het project.

De pitch wordt gepresenteerd aan de ‘klant’. Dit kan een klant van Antagonist zijn die feedback heeft gegeven, maar kan ook een collega of de oprichter van Antagonist zijn. Bij een pitch worden altijd twee belangrijke vragen beantwoord:

  • Past de pitch in de grotere visie van Antagonist?
  • Valt de kosten-batenanalyse positief uit?

Wanneer beide vragen met ‘ja’ worden beantwoord, kan er worden begonnen met het opstellen van de specificatie.

Specificatie

Nadat iedereen is ingestemd met de kaders van de pitch, wordt de pitch uitgewerkt in een specificatie. Bij dit proces zijn alle personen betrokken die inhoudelijk aan het project meewerken. Het doel van deze specificatie is het exact uitwerken hoe we het project gaan uitvoeren. Procesflows worden uitgewerkt, de schermen worden ontworpen en er wordt een inventarisatie gemaakt van tekstuele aanpassingen.

De specificatie wordt bij Antagonist vooral gebruikt om technisch duidelijk te hebben wat er gemaakt moet worden en hoe dit voor de klant eruit gaat zien en werken. Ten slotte wordt ook in de specificatie de eerdere grove urenindicatie uitgewerkt tot een specifieke urenindicatie. Deze kan gebruikt worden om het project in te plannen.

Akkoord

Dit is niet de fase die het meeste tijd kost, maar wel één van de belangrijkste! Bij deze stap komt iedereen bijeen om te besluiten of de specificatie, de klantvraag die bij de pitch is geformuleerd, is beantwoord. Bij akkoord van alle partijen beginnen we met de uitvoering.

Uitvoering

Aan het werk! Onze developers en systeembeheerders werken met zogeheten ‘sprintplanningen’. Dit betekent dat een periode, een sprint, van twee weken wordt toegekend aan een project. Wanneer een project meer dan twee weken bestrijkt, wordt dit project aan meer dan één sprint toegekend. Elke ochtend zitten de betrokkenen van het project bijeen om de status en het werk voor de komende dag te bespreken. Hier wordt ook direct duidelijk of er nog afhankelijkheden zijn waardoor één van de teamleden wordt geblokkeerd.

Van pitch tot projectplanning: developers aan het werk!

Het grote voordeel van deze ‘stand-up meeting’ is dat iedereen van de voortgang van het project op de hoogte is. Daarnaast blijven de neuzen dezelfde kant opstaan en zijn de communicatielijnen kort. Nadat de technische uitvoering is gedaan, wordt de functionaliteit getest.

Testen

Tijdens de uitvoering van het project wordt er steeds uitvoerig getest. Wanneer er een nieuwe code is geschreven door een developer wordt direct getest of deze code werkt en geen foutmelding geeft. Na de uitvoering is er een extra fase om de functionaliteit geheel door te testen. Het gaat hierbij niet zozeer om de technische werking van de functionaliteit, maar vooral om het gebruiksgemak voor de klant.

In de testfase worden ook verschillende scenario’s getest die uitzonderlijke gevallen moeten uitsluiten. Denk bijvoorbeeld aan vragen als: “wat gebeurt er met de functionaliteit als heel veel klanten er tegelijkertijd gebruik van maken?” Door de functionaliteit te laten testen door personen die niet direct betrokken zijn bij het project zorgen we ervoor dat alles tot in de puntje is getest. Als alle tests zijn geslaagd, gaan we de lancering van de functionaliteit inplannen met het release team.

Release team

Het release team is samengesteld uit verschillende disciplines. Het release team kiest hoe en wanneer de functionaliteit wordt gelanceerd en zorgt dat alles gereed is voor lancering. Het moment van de lancering is afhankelijk van andere marketingacties die al zijn gepland, maar ook van de bezetting van het personeel. Wanneer we een nieuw product lanceren, willen we dat iedereen paraat staat. Op de eerste plaats om vragen van klanten direct te beantwoorden. Daarnaast ook omdat het mogelijk moet zijn om met spoed technische aanpassingen te kunnen doen of om zelfs de hele functionaliteit terug te kunnen draaien. Het plannen van de daadwerkelijk lancering is dus een precieze klus.

Ten slotte houdt het release team op de dag voor de lancering de allerlaatste meeting. In deze meeting wordt de checklist nagelopen, die eerder is opgesteld. Dit is het moment dat de officiële beslissing wordt gemaakt of we de volgende dag live gaan. Wanneer het een ‘go’ is, wordt op de dag van lancering een feestelijke lunchpresentatie voor het hele bedrijf georganiseerd. Immers: vier je overwinningen!

Van pitch tot lancering: vier je overwinningen!

Lancering

De dag waar het eigenlijk vanaf het begin allemaal om draait: de uiteindelijk lancering van onze nieuwe functionaliteit! Het blijft altijd een spannende dag: gaat de lancering goed en wat vinden onze klanten ervan? Iedereen staat deze dag paraat om de lancering succesvol te laten verlopen. De supportafdeling zorgt ervoor dat alle vragen van klanten direct worden beantwoord en dat feedback over de nieuwe functionaliteit wordt doorgegeven aan de overige collega’s. Zo wordt ervoor gezorgd dat we gezamenlijk het laatste puntje op de ‘i’ zetten.

Van pitch tot projectplanning: de lancering!

Gelukkig blijkt uit ervaring dat de dag van de lancering een drukke, maar vooral leuke dag is. De klanten zijn enthousiast over de verbeteringen en delen dat graag met ons!

Evaluatie

Ongeveer een week na de lancering evalueren we het project. Hier wordt vooral het proces geëvalueerd. Wat ging er goed en wat kan er beter? Is het project op de gestelde deadline opgeleverd? Zo niet, hoe komt dat en wat kunnen we hiervan leren? Hoe is de communicatie tijdens het proces verlopen? De feedback vanuit deze evaluatie wordt meegenomen bij het volgende project, zodat dit nog gestroomlijnder verloopt.

Tot slot

Hopelijk heb ik je met dit blog inzicht gegeven hoe projecten binnen Antagonist verlopen. Wellicht kan je dit in je eigen bedrijf toepassen om processen en projecten te stroomlijnen. Als je daar vragen over hebt of hier tegen obstakels aanloopt, stuur dan gerust een e-mail naar support@antagonist.nl. Graag zorg ik er dan persoonlijk voor dat ik kijk of ik je hiermee verder kan helpen!

P.S. Wil je op de hoogte blijven van alle artikelen, updates, tips en trucs die verschijnen op ons blog? Dat kan! Rechts bovenin via RSS, e-mail, het liken op Facebook, het +1’en op Google+ of het volgen op Twitter.

Deel App Tweet Mail Deel

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *