We plaatsen een cookie voor Google Analytics om onze website te verbeteren

Met een cookie kun je advertenties personaliseren. Wij hanteren echter de strikte regels van de Autoriteit Persoonsgegevens. Surfgedrag houden we niet bij en we achtervolgen je ook niet met reclame.

Projectmanagement: stapsgewijs gestructureerd beter worden!

Projectmanagement: we can do it!In mijn eerdere blog over de invloed van tijd op tevredenheid, schreef ik over het verbeteren van de diensten van Antagonist door processen te automatiseren. Naast automatisering, zijn we elke dag druk bezig om ook andere verbeteringen te signaleren en door te voeren. Kleine verbeteringen die direct worden opgepakt, zoals een toevoeging op een handleiding op onze website of grotere verbeteringen die we opnemen in projecten en later gestructureerd uitwerken. Zodoende wordt onze dienstverlening elke dag een klein stukje beter!

Voor de grotere verbeterprojecten is het niet handig om deze direct aan te pakken. De impact van een grote verandering moet eerst in kaart worden gebracht, zodat we kunnen bepalen of de grote lijn, die Antagonist nastreeft, wordt ondersteund voor deze verbetering. Hoe wij het proces hebben ingericht rondom deze grote verbeterslagen wil ik graag in dit blog met jullie delen.

Het idee voor verbetering

Regelmatig signaleren mijn collega’s verbeteringen voor de diensten van Antagonist. Dit kan zijn door feedback van een klant of dat bijvoorbeeld een collega opmerkt dat elke dag dezelfde taak wordt uitgevoerd. Dat laatste is de alarmbel om na te gaan denken over automatisering.

We hebben afgesproken dat wanneer een verbetering weinig werk is, en technisch weinig impact heeft, dit meteen uitgevoerd kan worden. Hierbij kun je denken aan het aanpassen van de bevestigingsmail die klanten ontvangen of door een extra toevoeging te maken in een handleiding. Wanneer het een grotere wijziging betreft, of als je niet helemaal zeker bent of dit inderdaad de juiste verbeterslag is, dan wordt het op de grote boze to-do-lijst gezet. Deze lijst bevat ideeën waarover verder nagedacht moet worden en een projectvoorstel voor moet komen.

Projectmanagement: het voorstel

Wanneer een idee wordt uitgewerkt, dan wordt eerst een projectvoorstel gemaakt. Hierin wordt begonnen met de ‘management summary’, waarin omschreven wordt wat het hoofddoel van het project. Tevens wordt aangegeven waar grote voordelen te behalen zijn om dit project te gaan uitvoeren. Daarnaast worden in het projectvoorstel ook al de functionele specificatie uitgewerkt.

Projectmanagement: Whitebord

Vervolgens worden de randvoorwaarden voor de start van het project uiteengezet.

  • De systeemeisen: in welke systeem gaat de verbetering plaatsvinden en voldoet deze aan je gestelde eisen?
  • Kostenplaatje (externe middelen): is het nodig om nieuwe software of kantoormiddelen aan te schaffen?
  • Wat valt er niet binnen de scope van dit project?
  • Wat zijn mogelijke uitbreidingen voor de toekomst?

Ten slotte wordt er een interne urenindicatie opgegeven, waarbij per onderdeel van het projectplan wordt aangegeven hoeveel tijd dit ongeveer gaat kosten. De management summary en de urenindicatie zijn voldoende om op managementniveau te beslissen of het project wel of niet akkoord is voor uitvoering. Na akkoord kunnen de specifieke planning en deadlines worden uitgewerkt.

Planning en deadlines voor projectmanagement

Aan elk project moet een kop en een staart zitten. Door een duidelijke planning te maken met harde deadlines voor grotere milestones wordt ervoor gezorgd dat een project efficiënt verloopt. Bij Antagonist werken we hierbij met een Work Breakdown Structure (WBS). Een WBS is een methode waarbij een hiërarchische structuur wordt gebruikt om een projectplanning te maken. Het grote voordeel is overzichtelijkheid en dat het voor de projectleider duidelijk is waar hij of zij staat in het project. Tevens kan de manager door een WBS in één oogopslag zien wat de voortgang van het project is en of de afgesproken deadlines zijn gehaald.

Projectmanagement: deadline!

Monitoren voortgang en evaluatie

Antagonist streeft ernaar om een lerende organisatie te zijn. Het is belangrijk om te kijken naar bestaande processen en deze blijvend te verbeteren. In de planning van het project worden meerdere monitoringsmomenten opgenomen en een evaluatie bij de afsluiting van het proces. Onze producten en diensten blijven op deze wijze van een uitmuntende kwaliteit.

Communicatie over verbeteringen

De projecten resulteren in een directe verbetering voor de klant. Dit kan een extra functie in Mijn Antagonist zijn of het aanbieden van een nieuwe producten of diensten. In het projectplan is opgenomen welke communicatie-uitingen ontwikkeld moeten worden om deze te promoten. Tevens is een voorstel voor de uitrol ervan meegenomen.

Voordat het zover is, wordt de uiteindelijke planning opgesteld voor de lancering, en bepaalt onze marketingafdeling de definitieve communicatie-uitingen. Tevens wordt er gekeken naar huidige actualiteiten en of daar een koppeling mee gemaakt kan worden, zodat het nieuwe product meteen een extra boost krijgt. Ten slotte vindt na de uitrol van de verbetering een extra feedbackronde plaats.

Projectmanagement: feedback

De feedback van onze klanten vinden we erg belangrijk. Het project is namelijk bedacht en uitgevoerd om het voor de klant zo gemakkelijk mogelijk te maken of om een nieuw product of dienst aan te bieden die voor de klant van toegevoegde waarde is. Door de e-mails, die Support ontvangt, kunnen we peilen of de verbetering door de klant goed wordt ontvangen, of dat hier door middel van feedback door de klant nog een extra verbeterronde kan plaatsvinden.

Mocht je dus ideeën hebben over hoe we onze producten verder kunnen verbeteren, of mis je iets in ons producten en dienstenaanbod? Neem dan gerust contact op met support@antagonist.nl. Wij nemen graag je ideeën mee om de gebruikservaring voor jou als klant te optimaliseren!

P.S. Wil je op de hoogte blijven van alle artikelen, tips en trucs die verschijnen op ons blog? Dat kan! Rechts bovenin via RSS, e-mail, het liken van onze Facebook-pagina of het volgen op Twitter.

Deel dit blog
Marjolein Schuring
Marjolein Schuring

Marjolein is Projectmanager bij Antagonist. Ze is een kei in plannen en het motiveren van collega’s, zodat een zo goed mogelijke dienstverlening wordt verstrekt. Met een sterk en gemotiveerd team kan de klant namelijk het beste worden geholpen.

Artikelen: 19

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Sterren Webhosting: 5 sterren uit 5.830 reviews

60.000+ webhostingpakketten actief
Bij de beste webhosters in MT1000 en Emerce 100