Aan de slag! – E-mail deel 3: hoe stuur ik automatische reacties op e-mail?

Het vorige artikel ging over het forwarden van e-mail naar een ander adres. In dit artikel bespreken we het instellen en activeren van berichten die automatisch naar ontvangen e-mails worden verstuurd.

Handig voor als je op vakantie bent en graag mensen wilt laten weten dat de e-mail is aangekomen, wanneer je weer terug bent en dat je er later persoonlijk op terugkomt. Dit noemen we een ‘afwezigheidsbericht’ of ‘vacation message’, deze zijn meestal van tijdelijke aard.

Je kunt er ook voor kiezen om altijd een automatische reactie te versturen om bijvoorbeeld te laten weten dat de e-mail is gelezen; bij een reservering bijvoorbeeld, waar een persoonlijke reactie niet per se noodzakelijk is. Dit noemen we een ‘auto reply’ of ‘autoresponder’, deze zijn meestal permanent; totdat ze weer worden uitgezet.

Het verschil tussen deze twee is dat een autoresponder altijd op een e-mailadres werkt en een vacation message slechts voor een bepaalde periode op een e-mailaccount geldt.

Hoe stel ik het automatisch verzenden van berichten in?

Je kunt voor ieder bestaand e-mailadres (dus forwarders of e-mailaccounts) een autoresponder instellen. Dit doe je als volgt:

• Log in op DirectAdmin;
• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Autoresponders‘;

• Klik bovenaan op de pagina op ‘Create New Autoresponder‘;
• Vul de gevraagde gegevens in:
  Responder Address: het e-mailadres waarop de responder moet werken. Dit moet een bestaand adres zijn;
  Responder Message: het bericht dat terug wordt gestuurd;
  Send a CC to: als je dit aanvinkt en een e-mailadres opgeeft, worden alle autoresponses doorgestuurd naar dit e-mailadres (dus het antwoord wordt doorgestuurd);
• Klik op ‘Create‘;

Wil je alleen een autoresponder instellen en de e-mail niet ontvangen, dan kun je een forwarder aanmaken die e-mail doorstuurt naar ‘:blackhole:‘ en op deze forwarder de autoresponder instellen.

Autoresponder wijzigen

Je kunt een bepaald antwoord ook wijzigen als je ingelogd bent op DirectAdmin:

• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Autoresponders‘;
• Klik naast de responder die je aan wilt passen op ‘Modify‘;

• Je kunt nu de responder aanpassen op dezelfde manier als je hem aan hebt gemaakt. Het is niet mogelijk het e-mailadres te wijzigen; als je dat wilt, zul je een nieuwe autoresponder aan moeten maken.

Autoresponder verwijderen

Het is ook mogelijk om een autoresponder te verwijderen:

• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Autoresponders‘;
• Selecteer de autoresponders die je wilt verwijderen door op het vinkje er rechts van te klikken;

• Controleer je selectie;
• Klik op ‘Delete Selected‘.

Hoe stel ik een bericht bij afwezigheid in?

Dit gaat in principe op dezelfde wijze als hierboven:

• Log in op DirectAdmin;
• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Vacation Messages‘;

• Klik bovenaan op de pagina op ‘Set Vacation Message‘;
• Vul de gevraagde gegevens in:
  Vacation Account: het e-mailaccount waarop het bericht wordt ingesteld;
  Vacation Message: het bericht dat gestuurd moet worden;
  Vacation Start en Vacation End: geef de begin- en einddatum op voor het bericht. Je kunt kiezen voor de ochtend (‘Morning‘), middag (‘Afternoon‘) of avond (‘Evening‘) van een bepaalde dag (maand – dag – jaar). Naast ‘Current Server Time‘ staat welk dagdeel nu van toepassing is;
• Klik op ‘Create‘;

Je kunt, terwijl je ingelogd bent op DirectAdmin, ook een afwezigheidsbericht wijzigen.

• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Vacation Messages‘;
• lik naast het bericht die je aan wilt passen op ‘Modify‘;

• Je kunt nu het bericht aanpassen op dezelfde manier als je hem aan hebt gemaakt. Het is niet mogelijk het e-mailaccount waarop het werkt te wijzigen; als je dat wilt, zul je een nieuw bericht aan moeten maken.

Het is ook mogelijk om een afwezigheidsbericht te verwijderen:

• Klik onder ‘E-Mail Management‘ op ‘Vacation Messages‘;
• Selecteer de afwezigheidsberichten die je wilt verwijderen door op het vinkje er rechts van te klikken;

• Controleer je selectie;
• Klik op ‘Delete Selected‘.

Tot zover de uitleg over het instellen, wijzigen en verwijderen van autoresponders en vacation messages voor je e-mail. Het volgende artikel gaat over het instellen van Google Apps voor jouw domein. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je kunt e-mailen vanaf jouw domein, maar dan via de Gmail-interface.

Succes met het instellen van autoresponders op je e-mail. Oh ja, mocht je tegen problemen aanlopen, dan kun je natuurlijk ook altijd contact opnemen met support.