E-mail: hoe werkt het en hoe maak ik optimaal gebruik van alle functies?

We gebruiken e-mail zo onderhand elke dag. Het is zo vanzelfsprekend, dat je bijna zou vergeten wat e-mail precies is en hoe het werkt. In dit blog wordt daarom aandacht besteed aan de werking van e-mail, het aanmaken van e-mailaccounts gebaseerd op jouw domeinnaam, het instellen van e-mailprogramma’s en het instellen van een afbeelding als handtekening. Ga er dus lekker voor zitten en lees hoe je het maximale uit e-mail kunt halen 🙂

Inhoudsopgave

• Wat gebeurt er als een e-mail wordt verstuurd?
• Wat gebeurt bij het controleren op nieuwe e-mail?
• Wat is het verschil tussen POP en IMAP?
• Hoe maak ik een e-mailadres aan?
• Hoe moet ik mijn e-mailprogramma instellen?
• Hoe stel ik een afbeelding in als handtekening?

Wat gebeurt er als een e-mail wordt verstuurd?

Je opent je e-mailprogramma, stelt een belangrijke e-mail op, klikt op ‘versturen’ en klaar! Klinkt bekend, nietwaar? Maar wat gebeurt er eigenlijk? Als je een e-mail verstuurt, dan worden de volgende stappen doorlopen:

• Het apparaat waarop de e-mail wordt verzonden, maakt verbinding met de e-mailserver. Dit wordt de ‘server voor uitgaande e-mail’ genoemd (of SMTP-server).
• Ter verificatie worden de inloggegevens van jouw e-mailaccount gevraagd. Als het e-mailprogramma juist is ingesteld, dan wordt dit vanzelf doorgegeven. Zijn deze gegevens onjuist (als bijvoorbeeld het wachtwoord niet klopt), dan volgt een foutmelding.
• Zijn de gegevens correct, dan zal het e-mailprogramma dit doorgeven aan de mailserver. Denk hierbij aan:
  • naar wie de e-mail gestuurd moeten worden;
  • wat het onderwerp van de e-mail is;
  • de inhoud van de e-mail;
  • eventuele bestanden die als bijlage zijn toegevoegd.
• Vervolgens wordt het verzoek om de e-mail te sturen opgenomen in de wachtrij. Er wordt gekeken naar de bestemming en gezocht naar de ontvangende e-mailserver. Dit gaat met behulp van MX-records.
• Er wordt een verbinding gemaakt met deze server en doorgegeven bij wie de e-mail moet worden bezorgd.
• De server controleert of het e-mailadres van de ontvanger bekend is. Als dat zo is, dan mag de e-mailserver de e-mail afleveren in de inbox, waar de ontvanger deze kan openen en lezen.

Wat gebeurt bij het controleren op nieuwe e-mail?

Het ophalen van e-mail kan op meerdere manieren. Er zijn echter twee protocollen die het meest worden gebruikt, maar daarover verderop meer. Allereerst, wanneer je het e-mailprogramma opent om te kijken of er nieuwe e-mails zijn binnengekomen, dan gebeurt het volgende.

• Het e-mailprogramma verbindt met de e-mailserver en laat weten dat er e-mail moet worden opgehaald.
• De e-mailserver vraagt om de inloggevens van jouw e-mailaccount dat het e-mailprogramma vervolgens doorgeeft.
• De laatste e-mail wordt door het programma opgezocht op de computer. Zo wordt bepaald of er nieuwe e-mails zijn, die van de e-mailserver moeten worden opgehaald.
• De e-mailserver geeft als antwoord een lijst door met nummers van e-mails die kunnen worden opgehaald. Voor elke e-mail uit deze lijst vraagt het e-mailprogramma om de inhoud, wat dan weer wordt doorgegeven aan het programma.
• Afhankelijk van het protocol, krijgt de e-mailserver de opdracht dat de zojuist opgehaalde e-mails verwijderd moeten worden van de server of niet.

Wat is het verschil tussen POP en IMAP?

Een veel gestelde vraag is wat het verschil is tussen POP en IMAP en wat je nu eigenlijk het beste kunt gebruiken? Post Office Protocol (POP of POP3) en Internet Message Acces Protocol (IMAP) zijn twee verschillende manieren van hoe je e-mail kunt ophalen van een e-mailserver. Hieronder worden deze twee protocollen verder uitgelegd.

Wat is POP?

Wanneer je e-mailprogramma zo is ingesteld om via POP e-mail op te halen, dan wordt standaard aan de server doorgegeven om de zojuist opgehaalde e-mails te verwijderen. Zo worden je e-mails opgeslagen op de lokale harde schijf van je computer. Het voordeel van dit protocol is dat de ruimte op de server minder snel volloopt.

Het grootste nadeel is dat je met dit protocol al snel tegen problemen aanloopt, wanneer je vanaf meerdere apparaten of locaties e-mail wilt ophalen (bijvoorbeeld op de telefoon en op de PC). Als een e-mail wordt opgehaald via bijvoorbeeld de PC, dan is deze daar dus lokaal opgeslagen en ontvang je deze e-mail niet meer op jouw telefoon. Echter, het actief verwijderen van de server kan in de meeste e-mailprogramma’s vaak worden uitgeschakeld.

 Wat is IMAP?

Als je e-mailprogramma IMAP gebruikt om e-mail op te halen, dan worden er geen e-mails van de server verwijderd zonder dat jij als gebruiker hier expliciet om vraagt. Daarnaast zorgt dit protocol ervoor dat er synchronisatie plaatsvindt tussen de e-mailbox hoe jij het ziet en de inbox op de e-mailserver. Wanneer jij dus aangeeft dat er een bepaalde e-mail naar een andere map moet worden verplaatst, dan zal dit ook op de server gebeuren. Daardoor ziet jouw inbox er overal hetzelfde uit, onafhankelijk van de locatie of het apparaat waar vanaf je de e-mail bekijkt.

Bij het gebruik van IMAP zal de inbox van een e-mailaccount op de server langzaam vollopen. Echter, opslag is tegenwoordig niet zo’n probleem meer. Zeker niet als je bij Antagonist een Unlimited-pakket gebruikt. Daarnaast is er voor IMAP altijd een internetverbinding nodig om je e-mail te benaderen. In tegenstelling tot POP, waar het wel mogelijk om dit zonder internet te doen. In de meeste gevallen biedt het gebruik van IMAP meer voordelen dan nadelen, als je het vergelijkt met POP. Gebruik je dus meerdere apparaten om je e-mail te bekijken? Maak dan gebruik van IMAP.

TIP!
Op pop2imap.com wordt onder het motto ‘POP is bad. IMAP is good’ met duidelijke afbeeldingen uitgelegd hoe je voor de meest bekende e-mailprogramma’s kunt overschakelen naar IMAP.

Help, mijn e-mail werkt niet!

Mijn hostingpakket zit vol! Het is belangrijk om goed in de gaten te houden, dat je pakket niet te vol zit, want dan is er geen ruimte meer om e-mail te ontvangen. Uiteraard heb je daar met het Unlimited-pakket geen last van.

Wanneer er geen ruimte meer vrij is op jouw pakket, dan is er tevens geen ruimte meer om nieuwe e-mails op te slaan. De e-mail die op dat moment niet kan worden afgeleverd, wordt door de server een aardig tijdje vastgehouden. Als dit zo blijft, dan krijgt de verzender uiteindelijk een bericht dat zijn e-mail niet bezorgd kan worden. De oplossing is dus dat er ruimte op je pakket wordt vrijgemaakt.

Hoe maak ik een e-mailadres aan?

Als je een eigen domeinnaam hebt, dan is het natuurlijk hartstikke leuk dat je e-mail kunt versturen vanaf een e-mailadres met je eigen domeinnaam. Met een losse domeinnaam kun je alleen e-mailadressen aanmaken, die de e-mail vervolgens doorsturen naar bijvoorbeeld een (gratis) Gmail of Outlook-account.

Heb je ook een webhostingpakket eraan gekoppeld, dan wordt je e-mail opgeslagen op je eigen account in je eigen e-mailboxen. Het staat dan op de servers van Antagonist. Het aanmaken van een e-mailaccount is heel eenvoudig en gaat via de beheeromgeving van je webhostingpakket, DirectAdmin. Hier kun je door op ‘E-mail Accounts’ onder ‘E-mail Management’ te klikken een e-mailaccount aanmaken dat gebaseerd is op jouw domeinnaam, zoals info@domeinnaam.nl, sales@domeinnaam.com, enzovoorts.

Hoe je het beste een e-mailaccount aan kunt maken, wordt hier verder stap voor stap uitgelegd.

Hoe moet ik mijn e-mailprogramma instellen?

Zoals je zult begrijpen zijn er veel verschillende programma’s waar je e-mail mee kunt ontvangen buiten de webmail die Antagonist standaard aanbiedt. In grote lijnen zijn de gegevens die je daarvoor moet gebruiken hetzelfde. We hebben voor de meestgebruikte programma’s diverse handleidingen opgesteld die stapsgewijs laten zien hoe je deze in dient te stellen. Hieronder vind je de pagina’s met alle instellingen die je nodig hebt.

• Welke gegevens gebruik ik binnen mijn e-mailprogramma?
• Welke uitgaande mailserver moet ik gebruiken?

Mocht je na het lezen van deze handleidingen problemen ondervinden bij het instellen van jouw e-mailprogramma, dan kun je altijd contact opnemen met Support. Stuur dan tevens een screenhots mee, waarin duidelijk te zien valt welke instellingen je gebruikt. Op die wijze is het eenvoudiger om het knelpunt vast te stellen en ben jij eerder geholpen met passende instructies.

Afbeelding instellen als handtekening

Je kunt de handtekening van een e-mail leuker en persoonlijker maken door een afbeelding te gebruiken. Denk hier bijvoorbeeld aan het logo van je bedrijf. Als je dat wilt, dan zal je eerst moeten zorgen dat de afbeelding online staat, dus op je webhostingpakket en niet op je lokale harde schijf. Om een handtekening met afbeelding in te stellen, dien je de volgende stappen uit te voeren.

• Log in op de webmail met het e-mailadres dat je hebt aangemaakt.

• Klik in de webmail vervolgens op rechts bovenin op ‘Instellingen’.

• Vervolgens klik je links op ‘Identiteiten’. Je ziet in de rechterkolom de aangemaakte identiteiten. Klik hier het gewenste adres aan.

• Vink bij ‘Ondertekening’ de optie ‘HTML-ondertekening’ aan.
• Klik daarna op de knop ‘< >’ (Broncode).

• Zet onderstaande code in het veld en klik op ‘Oké’. Vervang ‘voorbeeld.nl’ met je eigen domeinnaam en ‘logo.png’ met de naam van je afbeelding.

<img src="https://www.voorbeeld.nl/logo.png">

• Vervolgens sla je de wijzigingen op door op ‘Opslaan’ te klikken.

• Ga ten slotte naar ‘Instellingen’ en dan ‘Berichten opstellen’. Stel de optie ‘Berichten opstellen in HTML-opmaak’ op ‘Altijd’ in en klik op ‘Opslaan’.

Let op: het bovenstaande adres is enkel een voorbeeld. Er is er van uitgegaan dat de afbeelding die je voor je handtekening wilt gebruiken ‘logo.png’ heet en het in de /public_html/-map van je hostingpakket staat.

Handtekening voor e-mail instellen

Een afbeelding of logo is leuk, maar maak het niet te bont. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je handtekening meer ruimte in gaat nemen dan de e-mail zelf. Daarnaast is het natuurlijk zonde wanneer je zo afgeleid wordt dat de ontvanger de inhoud van het bericht niet meer serieus kan nemen.

Hoewel het via HTML mogelijk is om van je handtekening iets moois te maken, is het grootste nadeel dat je niet altijd zeker weet hoe het bericht op het scherm van ontvanger eruitziet. Veel e-mailprogramma’s blokkeren deze e-mails automatisch, waardoor de ingestelde handtekening niet zo naar voren kan komen zoals je het ingesteld had. Hoewel een handtekening die alleen uit tekst bestaat dan misschien saaier kan zijn, heb je daar in ieder geval niet het probleem dat het geblokkeerd wordt.

Ik hoop dat ik je hiermee een stukje meer inzicht heb gegeven in de werking en mogelijkheden van e-mail. Veel succes!

P.S. Wil je op de hoogte blijven van alle artikelen, tips en trucs die verschijnen op ons blog? Dat kan! Rechts bovenin via RSS, e-mail, het liken van onze Facebook-pagina of het volgen op Twitter.