De overstap naar volledig thuiswerken

Iedereen bij Antagonist is nu een week aan het thuiswerken. Een overstap waartoe we besloten naar aanleiding van het coronavirus. De omschakeling verliep naar wens. Je website en e-mail zijn dus nog steeds in goede handen, en onze uptime en bereikbaarheid gaan onverminderd door. Toch is zo’n plotselinge omslag even wennen. Gelukkig gaat het goed. Daarom voor de nieuwsgierigen een kijkje in onze keuken.

De overstap naar volledig thuiswerken

Ondanks dat onze dienstverlening en klantenservice zijn ingericht op remote werken, is het belangrijk om hierop te anticiperen. Bij software en systemen zet je de knop zo om, maar hoe werkt dat bij mensen en je bedrijfscultuur? De maatregelen van de overheid hebben een flinke impact op ons allemaal. Dat is logisch. De situatie in Nederland is ongekend, maar we maken er het beste van. Hoe we dat doen, lichten we graag toe.

Specifiek thuiswerktips vind je hier niet.
Daar zijn inmiddels genoeg blogs over, waar ook wij dankbaar gebruik van hebben gemaakt! Check bijvoorbeeld de tips van: Structuurjunkie, GitLab, Het AD, Nu.nl, RTL Z en Het Parool.

Het begint bij de dagelijkse routine, want die is nu compleet anders. De deur achter je dichttrekken en het ritje naar kantoor zijn verruild voor een wandelingetje naar de thuiswerkplek. Geen grappen en praatjes meer bij het koffiezetapparaat. Het tafelvoetbal tijdens de lunch ligt stil. En voor een overlegje naar elkaars bureau lopen, zit er even niet in. Gelukkig zijn er goede digitale alternatieven, maar het is even aanpassen.

Thuiswerken inrichten en afstemmen

Het is belangrijk dat iedereen thuis een goede werkplek heeft ingericht. We hebben daarom maandagochtend een gezamenlijke videoconferentie gehad. Hoe voelt iedereen zich, zijn er zaken waar je met thuiswerken tegenaan loopt en kunnen we wat voor elkaar betekenen? Zowel bedrijfsmatig als individueel. Ook zijn alle medewerkers met kinderen even nagebeld. Verloopt alles goed, nu scholen en opvang gesloten zijn? Uiteindelijk vonden we drie punten die direct wat extra aandacht nodig hadden.

  1. De distributie van extra materiaal.
    Denk aan bijvoorbeeld bureaustoelen, beeldschermen en ander randapparatuur, zodat iedereen comfortabel kan thuiswerken.
  2. We zijn een intern topic gestart met (thuiswerk)tips.
    We hebben een aantal ervaren thuiswerkers die hun waardevolle kennis graag delen. Het zou zonde zijn om daar geen gebruik van te maken.
  3. Voor de sociale interacties moeten er goede alternatieven komen.
    Als klein, hecht team werken we nauw en altijd met erg veel plezier samen. Dat komt door onze korte lijnen, en de persoonlijke en open cultuur binnen onze organisatie. Het is dus erg belangrijk dat we deze sfeer ook online door kunnen zetten.

Structuur en organisatie

Een belangrijk ondereel voor een positieve werksfeer zijn het hebben van sociale contactmomenten. Zit iedereen thuis, dan staan die automatisch op een lager pitje. Daar moeten we dus wat aan doen. Elke ochtend starten we op. We begroeten elkaar via de chat in ons algemene kanaal. Per afdeling doen we een stand-up via een videocall: even kijken hoe het gaat, een beetje bijpraten en de taken voor de dag bespreken. Dan gaan we aan de slag. Als we elkaar nodig hebben, dan hebben we diverse online alternatieven om elkaar te bereiken. Erg belangrijk, als de persoonlijke communicatie wegvalt.

Communicatie tijdens het thuiswerken.

Voor uitgebreide en belangrijke berichtgeving gebruiken we e-mail. Voor korte berichten een chat: persoonlijk, naar een groep of via speciale kanalen. Willen we mondeling overleggen, dan videobellen we via de laptop of telefoon. Bedrijfsbrede updates, aankondigingen en mededelingen plaatsen we op een intern berichtenbord. Onze agenda’s zijn allemaal digitaal gekoppeld en gedeeld. Zo hebben we inzicht in elkaars beschikbaarheid, waardoor we gemakkelijk afspraken kunnen plannen. Documenten kunnen hierin eenvoudig worden gedeeld, want alles wordt versleuteld online opgeslagen.

Werkwijze en systemen

De overstap naar een leven op het internet verliep vooral soepel, doordat onze organisatie eigenlijk al jaren zo is ingericht. We doen zoveel mogelijk digitaal en online. Dat komt door de dienstverlening die we bieden. Ons hostingplatform en alles wat met Antagonist te maken heeft, is met elkaar en het internet verbonden. Dat moet ook, want zo kunnen we te allen tijde overal bij. Daarom hebben we een uitgebreide mix van software en een verregaande kantoorautomatisering, waarmee we makkelijk online kunnen samenwerken.

Heb jij nog tips?
Wellicht loopt je business al helemaal online en heb je waardevolle tips voor ons of andere lezers. Of ben je juist bezig met de switch naar het internet. Deel het gerust als reactie onder dit artikel. We zijn erg nieuwsgierig! Alvast bedankt voor je tijd.

Houd de sfeer erin

De dagelijkse planning staat en we weten, hoe we elkaar kunnen bereiken. Tijd om ook de leuke momenten verder vorm te geven. Zo hebben we samen online geluncht. Naast gezamelijke videocalls zijn er ook veel individuele belletjes – de kaart voor de thuiswerkbingo is al meermaals volgescoord. De praatjes in de wandelgangen en bij het koffiezetapparaat vinden nu via de chat of WhatsApp plaats. Ideeën vliegen heen en weer over message boards. En om het allemaal verder vorm te geven, houden we later een online brainstorm.

Thuiswerken scoort volle kaarten met videobelbingo.

In principe gebruikten we al veel van deze online mogelijkheden. Je merkt nu alleen, dat de online kanalen ook veel meer voor het socializen worden gebruikt. Welke boodschappen er nog in de supermarkt liggen, tips voor Netflix, kennis en ideeën, foto’s van dagelijkse zaken, grappen, de laatste nieuwtjes en felicitaties voor verjaardagen. Zo hebben we straks onze eerste online vrijdagmiddagborrel, want juist tegenover al die narigheid moet ook wat plezier staan. Zo maken we er het beste van.

Neem gerust contact op!

Tijdens deze crisis gaat veel meer nu via het internet, niet alleen bij ons. Wij gaan dan ook onverminderd door. Schroom dus niet om contact op te nemen met onze helpdesk als je hulp nodig hebt met je webhostingpakket, website of e-mail. We zullen er alles aan doen om je goed mogelijk op weg te helpen!

P.S. Op de hoogte blijven van alle artikelen, updates, tips en trucs die op ons blog verschijnen? Volg ons via Facebook, Twitter, Instagram, RSS en e-mail!

Deel Deel Deel Deel

2 reacties op “De overstap naar volledig thuiswerken

  1. Wilma op zei:

    Goed bezig allemaal! Leuk om te lezen hoe jullie de sociale contacten in stand houden met leuke ideeën, zodat weliswaar digitaal het contact wat je op de “werkvloer” hebt blijft bestaan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *