E-mailmarketing: hoe jij jouw klanten succesvol kunt bereiken!

Goed klantcontact is voor iedere onderneming een waardevolle investering. Je zorgt dat je klanten loyaal aan je blijven, keer op keer terugkomen en zelfs voor je optreden als ambassadeur. Een leuke manier om dit te doen, is door e-mailmarketing te gebruiken. Rocket science? Zeker niet. De basisstappen in dit artikel geven je een goede start. Aan de slag!

E-mailmarketing: hoe jij jouw klanten succesvol kunt bereiken!

Stel je voor, je hebt een bedrijf met leuke producten of diensten. Het gros van je klanten ken je wel. Je komt ze tegen op beurzen, je wisselt visitekaartjes en mailtjes met elkaar uit. Ze tonen loyaliteit en zijn best geïnteresseerd in hoe het met je zaken gaat, maar tussen jullie contactmomenten heerst er stilte.

Intussen zouden ze updates over je kunnen lezen of je kunnen aanbevelen bij derden. Je kunt ze daaraan herinneren via mailings, mits ze zich daar expliciet voor hebben ingeschreven en je ze niet op een vervelende manier benadert. ‘Marketing automation’, de professionele term voor deze activiteiten, kent een gouden regel. Die luidt:

“Een contactpersoon die zich heeft afgemeld van je toenaderingen, benader je nooit weer. Overtreed je deze regel, dan heb je grote kans dat je klant zijn zaken voortaan bij de concurrent doet. Hij is niet langer je ambassadeur en zal zijn ergernis wellicht delen met derden, die je voortaan ook voorbijlopen. Ga dus voorzichtig om met je klantenbestand.”

1. E-mailmarketing: bepaal je doelgroep

Digitaliseer je klantenbestand op een centrale plek en houd het up-to-date. Dat kan bijvoorbeeld in een spreadsheet of in de database van je e-mailmarketingsoftware. Het is belangrijk dat je van elk contact minimaal een werkend e-mailadres hebt en de indicatie of hij of zij benaderd mag worden. Een aantal tips:

  • wees eerlijk tegen je klanten. Het krijgen van een visitekaartje met een e-mailadres is geen vrijbrief om iemand zomaar in je klantenbestand te zetten;
  • je klanten mag je mailen met informatie, aan anderen (c.q. prospecten) ben je verplicht eerst om inschrijving te vragen. Het kan nooit kwaad je klanten in mondeling contact te informeren over je mailingplannen;
  • weersta de verleiding om een database vol adressen te kopen. Geen van die contacten kent je of is geïnteresseerd in je;
  • ook niet doen, zomaar een prominent persoon uit je vakgebied toevoegen zonder die eerst zelf gesproken te hebben. Loyaliteit reikt niet zo ver en ontstaat zeker niet uit het niets;
  • en denk aan de gouden regel, een uitschrijving is onomkeerbaar. Dus wees bij ieder contact kritisch in het wel of niet toevoegen.

2. Hoeveel mailings moet ik versturen?

Dat is een goede vraag. De hoeveelheid e-mails die je je klant kunt sturen, hangt af van je doel. Marketing automation kent veel soorten mailings, waarvan ik er hieronder twee gangbare beschrijf.

2.1 Nieuwsbrief

Een nieuwsbrief stuur je met strikte regelmaat en iedere editie heeft voldoende inhoud. Start met een pilot, waarin je enkele maanden slechts verzamelt, maar niet verzendt. Het geeft je inzicht in de hoeveelheid inhoud per editie en je bouwt een kleine voorraad op voor tijden dat de spoeling dun is.

Stuit je in je pilot op een gebrek aan onderwerpen en op gedemotiveerde schrijvers, stop dan daar en zet je plan voor nieuwsbrieven in de ijskast. Een enthousiast begonnen reeks nieuwsbrieven, die als een nachtkaars uitgaat, is niet goed voor je reputatie.

2.2 Evenement

Een evenement biedt gelegenheid om meerdere e-mails sturen. Stuur enkele weken voor het evenement een uitnodiging, die je opvolgt met een herinnering aan degenen die niet hebben gereageerd. Wie dan niet aangehaakt is, benader je niet meer via e-mail over dit evenement.

De klanten die aanwezig waren, stuur je een week na het evenement een bedankje en je noteert hun aanwezigheid in je klantenbestand. Bewaar een stroomdiagram van deze verzending als blauwdruk voor je volgende evenement.

3. De e-mail opstellen

Hier wordt het al iets technischer. We gaan namelijk verder in op de e-mailmarketingsoftware en de code van de e-mail. Doet iemand anders dit voor je? Vergeet dan niet dit artikel even met hem of haar te delen!

E-mailmarketing: het opstellen van je e-mail.3.1 E-mailmarketingsoftware

E-mailmarketingsoftware is er voor kleine en grote verzenders. Enkele bekende aanbieders zijn MailChimp, SharpSpring, MailPlus, Copernica en Eloqua. Kies op basis van de grootte van je klantenbestand. Zorg dat je genoeg aan kunt passen, zodat je mailings goed aansluiten bij de uitstraling van je bedrijf.

Gratis software is eenvoudig zelf in te richten, maar heeft vaak een limiet op het aantal contacten. Software met een prijskaartje geeft je alle vrijheid, maar de overdaad aan mogelijkheden kan ook ontmoedigend werken. Gelukkig leveren veel aanbieders uitgebreide documentatie en support.

TIP!
Gebruik voor je mailings geen Apple Mail, Outlook of Thunderbird. Daar is die software simpelweg niet voor bedoeld. Ze schieten tekort op het beheren van je klantenbestand en het professioneel opmaken van je mailing. Een slordig uitgevoerde mailing kan klanten kosten.

3.2 Het gebruik van templates

Gebruik de templates die je e-mailmarketingsoftware aanbiedt, als dat voor jouw bedrijf volstaat. Wil je je template zelf schrijven, begin dan vanaf een goede basis, zoals de templates van Litmus. Baseer kleur, beeld en uitlijning op je huisstijl. Je keus in lettertypen is beperkt tot de standaard lettertypen van je ontvangers. Moderne webtechnieken werken niet. Gebruik afbeeldingen voor tekst uiterst spaarzaam, want bij het openen van een e-mail zijn die niet automatisch zichtbaar.

TIP!
E-mailtemplates bestaan doorgaans uit veel tabellen. In de webontwikkeling is dit al lang achterhaald. Helaas, de meeste e-mailprogramma’s zijn niet zo ver ontwikkeld als webbrowsers en maken een rommeltje van uitlijning met moderne tags. Tabellen geven de beste garantie op een consistente opmaak. Eén tabel per sectie is een goed uitgangspunt.

3.3 De onderwerpregel

Je onderwerpregel moet beknopt zijn (50-60 tekens) en passen bij je communicatiestijl. Het is handig als je in toekomstige mailings dezelfde formulering kunt hergebruiken. Je kunt de naam van elke ontvanger er dynamisch in plaatsen, maar pas op dat het niet erg gekunsteld overkomt.

3.4 De snippetregel

De snippetregel is een korte, onopgemaakte regel tekst helemaal bovenaan je mailing. Veel e-mailprogramma’s tonen in het berichtenoverzicht de onderwerpregel en de eerste paar woorden uit het bericht. Je kunt hier mooi gebruik van maken door er bewust iets te zetten dat je ontvanger aanspoort om verder te lezen. Zonder snippetregel wordt er een onleesbare code voor opmaak of voor een afbeelding getoond en dat is een gemiste kans.

3.5 Boven de fold

Dit betekent eigenlijk ‘boven de onderrand van het scherm’. Je kunt niet voorspellen hoeveel je ontvanger van je e-mail in beeld ziet. Maak je kopafbeelding daarom niet te groot en bepaal bewust welke informatie je ontvanger beslist moet lezen zonder te scrollen. Je kunt je kopafbeelding afstemmen op het type mailing. Voor een nieuwsbrief of uitnodiging kan een grote afbeelding best, voor herhalende notificaties volstaat een smalle balk in huisstijlkleur.

TIP!
Het is verplicht om in elke mailing een uitschrijflink op te nemen, zodat lezers de vrijheid hebben ‘nee’ te zeggen op je toenaderingen. Je e-mailmarketingsoftware kan deze link automatisch invoegen en de uitschrijvingen direct verwerken in je klantenbestand.

De inhoud van je mailing schrijf je in overzichtelijke alinea’s, van globaal naar specifiek. Dat strookt niet met het voorgaande advies om belangrijke zaken bovenaan te zetten, dus denk daar goed over na. Zet je je lezer aan tot handelen, zoals een inschrijving of een download? Eindig dan je inhoud met een opvallende link of een knop waarmee de lezer die handeling direct kan uitvoeren. Van uitstel komt immers afstel.

4. All servers ready!

We gaan nog iets dieper op de techniek in. De server waarvan je je mailings verstuurt, is erg belangrijk. Stel een DKIM in en voeg een SPF– en een DMARC-record toe. Controleer tijdig de instellingen van je e-mailmarketingsoftware. Het kan tot 72 uur duren, voordat alle wijzigingen over de hele wereld zijn verwerkt.

Goed om te weten
Antagonist focust zich op webhosting, het hosten van websites. Hoewel onze webhostingpakketten e-mailfunctionaliteit bieden, raden we het sterk af om via onze mailservers mailings te gaan versturen. Je kunt daarvoor beter een dienst gebruiken die gespecialiseerd is in het versturen van grote hoeveelheden e-mail. Wel kun je, ter validatie van je afzendadres, naar onze servers verwijzen.

4.1 IP-warming

De volgende stap is IP-warming. Dit proces is belangrijk als er vanaf je ingestelde IP-adres nog weinig e-mail is verstuurd en het snel als spamadres aangemerkt zal worden. Stuur voor je eerste echte verzending een aantal mailings naar een testgroep, zodat het IP-adres bekend en vertrouwd wordt als bron van grote aantallen e-mail.

4.2 Het controleren van je e-mail

Controleer nu de mailing zelf. Stel een contactenlijst op, voor het gemak genaamd ‘seedlist’, met alleen je eigen adres. Stuur een testmail naar deze lijst ter controle. Kloppen de onderwerpregel, de snippet en de aanhef? Staan er geen spelfouten in de tekst en worden alle afbeeldingen goed getoond? Klik even elke link aan om hem te testen. Vergeet niet jezelf in je software weer op ‘ingeschreven’ te zetten als je de uitschrijflink gevolgd hebt.

TIP!
Je e-mailmarketingsoftware kan de optie hebben om een test te versturen naar één ontvanger, maar de ervaring leert dat deze niet accuraat is. Er wordt bijvoorbeeld vanaf een andere server verzonden of de voettekst met uitschrijflink wordt niet meegestuurd. Om alle twijfel uit te sluiten maak je zelf een klein lijstje aan waarnaar je je tests verstuurt.

4.3 Geautomatiseerd testen

Na deze handmatige test kun je je mailing geautomatiseerd testen. Dat kan met Mail Tester, die tot vijf tests per etmaal gratis is. Zet het voor jou gegenereerde adres op je seedlist en verstuur een mailing. Op de website zie je direct een rapport van de bezorging. Verhelp de eigenschappen waarop je minpunten scoort. Sta je op een blacklist, probeer je dan daarvan te laten verwijderen voordat je je echte mailing verzendt.

Testen kan ook met GlockApps. Dat is een krachtige tool, die je helpt voorkomen dat je e-mails weggegooid of geblokkeerd worden. Zo helpt het je te bepalen of je e-mail mogelijk als spam wordt gemarkeerd en geeft het je handige tips om problemen met betrekking tot het afleveren van de e-mail op te lossen.

4.4 Het testen van de vormgeving

De vormgeving van je mailing test je met Litmus. Deze service is niet gratis, maar erg waardevol om te controleren of je template goed werkt in alle gangbare e-mailprogramma’s. Test ook je tekstversie en ontdoe die van storende codes die de leesbaarheid verminderen.

5. Send!

Je hebt je verzendlijst en je e-mail op orde: je bent klaar voor verzending. Maar wanneer moet je het dan gaan verzenden? De kans dat je e-mail geopend en gelezen wordt, is het grootst als je daar de juiste dag en tijd voor kiest.

E-mailmarketing: klaar om te verzenden!5.1 Bepaal het moment van verzenden

Stuur je mailing op werkdagen tijdens kantooruren als je een zakelijke doelgroep hebt. Het optimale moment is op dinsdag om tien uur ‘s ochtends. Statistieken van diverse marketingsites laten zien dat dan de meeste e-mails geopend worden. Heb je bijvoorbeeld een doelgroep die duidelijk meer in het weekend actief is, pas dan je verzendtijd daarop aan.

5.2 Houd rekening met tijdzones

Het kan voorkomen dat je doelgroep zich in een andere tijdzone bevindt. Je kunt dan je verzendlijst opsplitsen en je mailing op meerdere tijden verzenden. Zo krijgt iedere groep hem op het beste moment. Je kunt je doelgroep bijvoorbeeld verdelen over contacten in Europa, in Azië (acht uur vroeger) en in Amerika (acht uur later).

Let erop dat je met deze strategie de verzending een dag eerder in je agenda moet zetten. Maar, daar komt de ‘automation’ binnen je e-mailmarketingsoftware goed van pas. Je kiest van tevoren de verzendlijst en de e-mail en stelt de verzendtijd(en) in. De software doet vervolgens de rest.

Tot slot

Daarmee zijn we aan het einde gekomen van deze basistips over mailings. Zodra je mailing is verstuurd, kun je gaan kijken naar de resultaten. Let erop dat de cijfers ruim een week kunnen fluctueren. Vergelijk je mailings met elkaar, doe dat dan altijd op basis van een vast meetmoment. Werk nu zo nodig je klantenbestand bij en ga aan de slag met de volgende mailing. Veel succes!

Ben je op zoek naar snelle en veilige webhosting voor je website of webshop? Behoefte aan gegarandeerde eigen resources en wil je geen omkijken hebben naar het maken van backups? Twijfel niet langer!

Bestel je webhostingpakket →

P.S. Wil je op de hoogte blijven van alle artikelen, updates, tips en trucs die verschijnen op ons blog? Dat kan! Rechts bovenin via RSS, e-mail, het liken op Facebook, het +1’en op Google+ of het volgen op Twitter.

Deel Deel Deel Deel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *