Producten overdragen? Bureaucratie of noodzakelijke bescherming?

Sinds deze zomer werk ik bij Antagonist als medewerker op de afdeling Support. Hiervoor heb ik ook op een aantal andere klantenservices gewerkt, waarbij ik soms nog wel tegen een bureaucratische muur aanliep. Bij Antagonist is een van de uitgangspunten op support:

“Voorkom bureaucratie, wees efficiënt en snel
: soms kan het niet anders dan enigszins bureaucratisch, maar probeer altijd een klant op de meest efficiënte en snelle manier te helpen. We bedoelen dan: het meest efficiënt en snel voor de klant! Stel procedures bij waar mogelijk.”

In dit blog wil ik graag aandacht besteden aan een procedure waar we wél bureaucratisch in zijn en je ook uitleggen wat de reden hiervoor is. De procedure waar ik het over wil hebben, is het overdragen van producten. Als het gaat om het overdragen van producten, dan kan er onderscheid gemaakt worden tussen particuliere en zakelijke klanten. Voor beide leg ik hieronder graag uit hoe dit precies in z’n werk gaat.

Producten overdragen voor de particuliere klant

Je kunt als klant veel wijzigen zelf maken in Mijn Antagonist. Denk hierbij aan het aanpassen van e-mailadressen, persoonsgegevens of contactpersonen. Het is echter niet mogelijk om zomaar een naamswijziging voor het hele klantaccount door te voeren.

De reden hiervan is dat op het moment als dit gebeurt, de producten van eigenaar wisselen. Als iemand met kwade bedoelingen toegang verkrijgt tot jouw e-mailadres of klantaccount, dan zouden jouw producten dus zomaar op een andere naam kunnen worden gezet, met als gevolg dat ze eventueel worden verhuisd of verwijderd.

Om de eigenaar te wijzigen, moeten producten daarom altijd officieel worden overgedragen. Overdragen betekent niets anders dan dat bijvoorbeeld het hostingpakket of de domeinnaam naar een andere eigenaar gaat. Om dit te kunnen uitvoeren, zetten wij een zogenoemde akkoordverklaring klaar voor de klant in de administratieve omgeving van Mijn Antagonist. Daarin zetten we welke producten er precies overgedragen moeten worden en naar wie. Jij als klant bent de enige die hier toegang tot heeft en dus de enige die hierop een akkoord kan geven.

De inloggegevens van Mijn Antagonist kwijt?

Natuurlijk kan het gebeuren dat je niet meer kunt inloggen in Mijn Antagonist. Je kunt dan gemakkelijk je wachtwoord opvragen. Er wordt dan een link naar het e-mailadres gestuurd dat bij ons bekend is. Met deze link kun je jouw wachtwoord herstellen. Helaas komen we ook weleens tegen dat het e-mailadres, dat in Mijn Antagonist staat, niet meer te bereiken is of dat er een spelfout in zit bij het aanmaken van het klantaccount. Je kunt dan helaas niet meer zelf je wachtwoord herstellen, inloggen en het e-mailadres wijzigen.

Niet getreurd, wij kunnen het e-mailadres voor je aanpassen. Hiervoor hebben we echter een officieel document van legitimatie nodig, zoals een ID-kaart, paspoort of rijbewijs. We houden ons aan deze strakke procedure om domeinkaping en identiteitsdiefstal te voorkomen. Door het wijzigen van het e-mailadres, kun je namelijk ook tot andere systemen toegang krijgen. Wij willen er dus zeker van zijn dat jij bent wie je zegt dat je bent.

Stel, iemand zou het e-mailadres zonder je medeweten wijzigen in zijn of haar e-mailadres. Vervolgens zet diegene de producten op zijn of haar naam of verhuist ze naar een andere partij. Dan ben jij je producten kwijt. Uiteraard willen we dit te allen tijde voorkomen.

Producten overdragen voor de zakelijke klant

Naast het hebben van een particulier klantaccount, waarbij één persoon de eigenaar is, kan ook een organisatie de eigenaar zijn. Een klantaccount krijgt dan bij ons de stempel ‘zakelijk’. Dat gebeurt wanneer bij het aanmaken van het klantaccount in het veld ‘Organisatie’ een bedrijfsnaam is ingevuld.

Om wijzigingen aan te brengen in het e-mailadres of voor het overdragen van producten van het klantaccount, hebben we altijd een bewijs nodig van de organisatie. Bijvoorbeeld een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) en een kopie van diegene die op dit uittreksel gemachtigd is.

Dat lijkt misschien wat gedoe om deze papieren naar ons toe te sturen. Maar wij willen uiteraard niet, dat je als bedrijf het risico loopt op domeinkaping en identiteitsdiefstal. Om die reden zijn we in deze procedure wel erg strikt. De risico’s zijn gewoonweg te groot om dit niet volgens een strakke, vooraf opgestelde procedure te doen.

Voorkom problemen met producten overdragen

Ook jij kan willen dat jouw producten van eigenaar veranderen of dat gegevens moeten worden aangepast. Daarom wil ik je tot slot graag een aantal tips meegeven. Zo zorg je dat jouw overdracht soepel verloopt.

• Controleer altijd een keer extra of al je gegevens juist zijn ingevuld en je geen typefouten hebt gemaakt.
• Zorg ervoor dat je uitsluitend een bedrijfsnaam invult, wanneer de producten daadwerkelijk op naam van het bedrijf moeten komen te staan en je dus een KvK-uitreksel kan tonen als dat dit nodig is.
• Vul geen fictieve bedrijfsnaam in. Het veroorzaakt bij een overdracht alleen maar verwarring, daar het onnodig veel tijd kost om te controleren of het bedrijf wel of niet bestaat en of jij als contactpersoon wel gemachtigd en rechtsgeldig bent om wijzigingen door te voeren.
• Zorg ervoor dat je e-mailadres in het klantaccount altijd up-to-date is en dat het bereikbaar is. We raden je hierbij aan om niet het e-mailadres te kiezen die aan je domeinnaam is gekoppeld. Als je hostingpakket niet bereikbaar is, omdat je producten zijn verlopen of je domein in een verhuizing verkeert, dan ben je via dit e-mailadres niet bereikbaar. Voeg dus in ieder geval ook een alternatief e-mailadres toe in Mijn Antagonist.

Tot zover een uitleg en toelichting op een procedure die in de eerste instantie onnodig bureaucratisch lijkt. Hopelijk is het voor jou als nieuwe of bestaande klant een stukje inzichtelijker geworden en kun je iets met deze tips. Mochten er nog vragen zijn over dit overdrachtsproces, plaats deze dan als reactie. Net als goede ideeën, die zijn ook welkom! Uiteraard mag je ook altijd een e-mail naar support@antagonist.nl sturen, we helpen je graag verder!